Gabinet stomatologiczny z kasą fiskalną

Lekarze stomatolodzy, którzy do tej pory korzystali ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży, od 1 stycznia 2015 roku zostali zobowiązani do zakupu kasy fiskalnej. Nowe urządzenie powinno pojawić się w gabinecie do 1 marca 2015 roku, jednak zwlekać nie warto, gdyż zakup kasy fiskalnej to dopiero początek. Zanim pacjenci opuszczą gabinet z paragonem w ręku, należy dopełnić kilku formalności. 

Dla kogo kasa fiskalna?

Dotychczas kasę fiskalną musieli zainstalować stomatolodzy, którzy przekroczyli kwotę 20 tys. zł rocznego obrotu. Rozporządzenie ministra finansów z 4 listopada 2014 roku zniosło progi zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej, co oznacza, że od 1 marca 2015 roku po każdej wizycie należy wystawić pacjentowi paragon. Nowy obowiązek obejmie jednak tylko tych lekarzy, którzy rozliczają się bezpośrednio z pacjentem. Stomatolodzy posiadający umowy cywilnoprawne z przychodniami bądź realizujący usługi medyczne wyłącznie za pośrednictwem NFZ-etu są z niego zwolnieni.

Na co zwrócić uwagę przy zakupie kasy fiskalnej?

Przed wyborem urządzenia należy zastanowić się, które z proponowanych na rynku rozwiązań jest najlepiej dopasowane do charakteru naszej działalności. W przypadku lekarzy i stomatologów dużą popularnością cieszą się kasy mobilne. – Wybrałem kasę mobilną, ponieważ jest mała, funkcjonalna i daje możliwość łatwego przenoszenia. Mimo że wykonuję pracę stacjonarną, to właśnie niewielkie gabaryty tej kasy wpłynęły na decyzję o zakupie. Urządzenie z łatwością mogę schować w szufladzie bądź ustawić w dyskretnym miejscu gabinetu – mówi jeden z warszawskich stomatologów, który korzysta z mobilnej kasy fiskalnej od dwóch lat.

Jeżeli planowane jest zarządzanie gabinetem za pomocą programu sprzedaży zainstalowanego na komputerze, warto rozważyć zakup drukarki fiskalnej, którą również można znaleźć w wersji mobilnej (np. Posnet Temo HS EJ). Bardzo ważne jest, aby przed zakupem kasy fiskalnej znaleźć w najbliższej okolicy autoryzowany punkt dystrybucji, który nie tylko pomoże w wyborze i zaprogramowaniu urządzenia, ale przede wszystkim szybko i sprawnie dokona przeglądu oraz ewentualnych napraw. – Wybierając kasę, warto zwrócić uwagę, czy jest to urządzenie z elektroniczną kopią, która umożliwia zapisywanie paragonów na elektronicznym nośniku danych. Mniej drukowania to mniejsze zużycie papieru, z kolei zastosowany w kasie mechanizm drop-in (wrzuć i drukuj) ułatwi jego wymianę. Kolejną funkcjonalnością urządzenia, na którą należy zwrócić uwagę, jest akumulator, którego wydajność mierzy się liczbą wydruku linii paragonów na pełnym ładowaniu. W przypadku produktów Posnet na pełnym ładowaniu można wydrukować min. 50 000 linii (ponad 2500 paragonów) – mówi Grzegorz Wdowiński, specjalista ds. wdrożeń i handlu z firmy Posnet Polska SA.

Zakup urządzenia – pierwsze kroki

Po wyborze urządzenia należy złożyć pismo do naczelnika urzędu skarbowego z informacją o dokładnej liczbie zakupionych kas, planowanym miejscu ich instalacji oraz dacie rozpoczęcia ewidencji. Następnie trzeba zgłosić się do autoryzowanego serwisu, który dokona fiskalizacji urządzenia, tzw. uaktywnienia pamięci. Fiskalizacji można dokonać w serwisie bądź w miejscu instalacji kasy. Kolejny krok stanowi ponowna wizyta w urzędzie skarbowym w celu zgłoszenia fiskalizacji urządzenia (należy tego dokonać w ciągu 7 dni). Otrzymany w urzędzie numer ewidencyjny powinien być naniesiony na kasę trwale i w widocznym miejscu.

Jak skorzystać z ulgi?

Ulga na zakup kasy fiskalnej przysługuje do każdego urządzenia wskazanego w zawiadomieniu. Każdy podatnik, który w terminie zafiskalizuje urządzenie i dopełni wszelkich formalności w urzędzie skarbowym, ubiegać się może o zwrot 90% wartości zakupionej kasy, nie więcej jednak niż 700 zł. W tym celu należy przedstawić w urzędzie oryginał faktury potwierdzającej nabycie kasy wraz z dowodem zapłaty całej należności. Płatnicy VAT mogą taki wydatek rozliczyć w rocznej deklaracji podatkowej.

Praca z kasą fiskalną

Pracując z kasą fiskalną, każdy podatnik ma przede wszystkim obowiązek ewidencjonowania sprzedaży swoich usług. Oznacza to, że po każdej wizycie pacjenta stomatolog powinien wydać mu oryginał paragonu. Każdy wystawiony w ciągu dnia paragon zapisuje się w tzw. pamięci podręcznej urządzenia. Dopiero po wykonaniu raportu dobowego sprzedaż z całego dnia zapisuje się w pamięci fiskalnej. Kolejnym obowiązkiem jest sporządzanie raportów – dobowego (na koniec dnia) oraz miesięcznego (do 25 dnia każdego miesiąca). Raport miesięczny to suma raportów dobowych z danego miesiąca. Raporty i wystawione paragony należy przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wystawione. Dostępne w ofercie producentów kasy z elektroniczną kopią pozwolą na zapisanie kopii paragonu na elektronicznym nośniku danych (np. karcie SD lub microSD). Dzięki temu można uniknąć przechowywania papierowych dokumentów, które mogą zaginąć pośród innych dokumentów. Jednak wybór urządzenia z intuicyjnym menu, łatwego do zaprogramowania i obsługi sprawi, że współpraca z kasą fiskalną będzie przebiegać sprawnie.

Dlaczego warto wybrać lokalny serwis?

– Każde urządzenie fiskalne należy serwisować w autoryzowanym punkcie serwisowym co najmniej co dwa lata. W przypadku niedopełnienia tego obowiązku urząd skarbowy może zażądać zwrotu przyznanej ulgi. Dodatkowo serwisując urządzenie raz w roku, można uzyskać przedłużenie gwarancji producenta do 5 lat na pamięć fiskalną – przypomina Grzegorz Wdowiński. Wybór lokalnego serwisu pozwoli przede wszystkim zaoszczędzić czas. Da on nam pewność, że zarówno w przypadku planowanych przeglądów, jak i ewentualnych napraw serwisant szybko i sprawnie zajmie się obsługą kasy. Lokalny partner to także łatwy dostęp do materiałów eksploatacyjnych, a także wsparcie przy programowaniu urządzenia.

Oferta producentów pozwala na wybór urządzenia najlepiej dopasowanego do potrzeb każdego stomatologa. Na rynku pojawiają się wersje kas fiskalnych dedykowane gabinetom stomatologicznym. To najczęściej kasy mobilne, występujące także w białej wersji kolorystycznej z eleganckim etui pozwalającym na łatwe przenoszenie urządzenia. W gabinetach stomatologicznych doskonale sprawdzą się również kasy stacjonarne, które charakteryzują się wysoką funkcjonalnością i ciekawym designem. Wybierając kasę fiskalną do gabinetu stomatologicznego, powinniśmy postawić na stabilną markę, w której ofercie znajdują się urządzenia wysokiej jakości dające pewność, że wybrana kasa fiskalna będzie nam służyć przez co najmniej 5 lat.

Redakcja